Psicologia e Webinar: formazione a distanza e gestione dei gruppi

Psicologia e Webinar: formazione a distanza e gestione dei gruppi

A domanda HT Risponde: 'Come si progetta un webinar?'

Come si progetta un webinar?

Gli ultimi mesi non solo ci hanno fortemente messi alla prova come persone, ma hanno cambiato, spesso anche drasticamente, il nostro modo di lavorare.
Una delle cose che tutti abbiamo sicuramente notato è stata la crescita esponenziale di webinar (training a distanza) che ci sono stati proposti e che magari, qualcuno di voi, ha anche organizzato e gestito. Sicuramente, infatti, questa modalità di comunicazione ben si adatta ai tempi che corrono. Tuttavia, creare un webinar richiede delle competenze: alcune di tipo tecnologico e altre di tipo comunicativo.

Poiché non sappiamo quando potremo tornare a svolgere il nostro lavoro con le stesse modalità precedenti all'emergenza Covid-19, è possibile che produrre webinar sia una modalità di lavoro a cui dovremo abituarci. Obiettivo di questo articolo è dare spunti di lavoro per organizzarne di propri, sia che non li abbiate mai fatti, sia che abbiate iniziato da poco a lavorarci.

Cos'è un webinar?

Deriva dalla fusione delle parole web e seminar e fa riferimento a una sessione formativa online in cui c'è un relatore e ci sono partecipanti che hanno la possibilità di interagire con modalità diverse, le quali saranno discusse nei prossimi paragrafi.
Nel settore della Psicologia, il webinar viene utilizzato sia nell'ambito della Psicologia del lavoro (formazione aziendale), sia nell'ambito della Psicologia Clinica (gruppi di crescita personale), ma anche nell'area della Psicologia scolastica, della Psicologia dell'emergenza, dello sviluppo ecc.

Un aspetto chiave del webinar è quindi l'interattività tra relatore e partecipanti, ma anche tra partecipanti.
Diverso è un videocorso, in cui non c'è alcuna componente interattiva ma un relatore registra un contenuto che viene puoi visualizzato in un secondo momento dalle persone interessate.
Diverso ancora è un meeting, in cui le persone si scambiano informazioni su qualcosa ma non c'è una finalità formativa; come in una riunione ma a distanza.

Piattaforma

Prima di tutto, per poter organizzare un webinar occorre disporre di una piattaforma online su cui trasmettere i propri contenuti. La scelta della piattaforma deve tenere conto di diversi criteri:

• Quanto è solida dal punto di vista privacy?
• Fino a quanti partecipanti supporta?
• Posso caricare dei video in diretta (qualora il vostro webinar preveda dei video, ovviamente)?
• Quali sono gli strumenti di interazione?
• Quanto costa?

Personalmente mi trovo bene con Go to Webinar (intuitiva e con molte funzionalità), con Zoom e con Google Classroom (quest'ultima secondo me meno intuitiva, ma con molte funzionalità), ma rimando ad alcuni link utili per la scelta della piattaforma.

Tenete ovviamente conto del fatto che è molto probabile che se vi venisse commissionato un webinar, la piattaforma potrebbe essere quella utilizzata dal vostro committente. In questi casi, se non la conoscete, non imbarazzatevi a richiedere un tutorial.

Realizzazione del webinar

Ci sono tre pilastri su cui si regge la realizzazione:

• Progettazione
• Gestione dell'aula
• Scelta delle strategie comunicative

Progettazione - è la fase più importante perché è quella che definisce la struttura del vostro webinar. Una sessione di training a distanza lascia poco spazio all'improvvisazione; non potete agevolmente chiudere una serie di slide e aprirne altre, inserire un filmato e fare tutte quelle cose che normalmente si possono fare in aula quando, ad esempio, "avanza tempo" o siamo indietro. Anche solo saltare una slide scorrendola senza discuterla desta molta più attenzione di quanto non avverrebbe in un'aula classica. Per questo motivo i tempi devono essere progettati al secondo; tempo globale del webinar, tempo in cui si tratta un argomento, tempo per ciascuna esercitazione, ecc. Se non ne avete mai fatto uno o non siete esperti, vi suggerisco di iniziare da sessioni della durata massima di due ore, in modo da avere più facilmente sotto controllo tempi e contenuti. Tenete conto che l'attenzione di una persona che segue un contenuto online, difficilmente può superare i dieci minuti senza interazione; pertanto quando progettate, inserite anche domande attivatrici (che stimolino cioè una riflessione su qualcosa come ad esempio: "quale emozione vi suscita questa immagine?"), esercitazioni, filmati, ecc. ogni 9/10 minuti. In altre parole, potete parlare voi per 9/10 minuti e poi è necessario attivare i partecipanti; le modalità di attivazione, però, devono essere definite in fase di progettazione.

Chiaramente i metodi e le attività che sceglierete per il vostro webinar, dipenderanno dal numero di partecipanti. Maggiore è l'aula, minore le possibilità di interazione. Se volete condurre un webinar interattivo, vi suggerisco un numero massimo di 15 partecipanti; con un numero maggiore l'interazione può diventare più complessa e dispersiva. Se dovrete condurre webinar con aule grandi o molto grandi (es. 50, 60, 100, 200 persone), vale comunque la regola dei dieci minuti quindi, se non potete attivare momenti di scambio diretto, inserite comunque stimoli che attivino le persone (domande su di sé su cui le persone devono riflettere, immagini su cui chiedere di pensare a una parola da condividere in chat, ecc.).

Le slide sono molto importanti in un webinar, perché diventano ancoraggio visivo e cognitivo favorendo l'apprendimento; tuttavia devono contenere pochissime parole e molte immagini o stimoli interessanti perché rimangano impresse più facilmente.
Tenete conto che apprendere a distanza non è come apprendere in presenza; questo avviene per molti motivi, banalmente anche di tipo tecnico: si blocca la connessione, l'audio smette di funzionare qualche secondo, il browser non va bene e occorre usarne un altro quando il webinar è già iniziato. Inoltre, stando a casa, possono esserci molte più distrazioni per i partecipanti come, ad esempio, il campanello, i familiari che chiedono cose, il telefono, ecc. Questo per dire che è molto più facile "perdere pezzi" quando si segue qualcosa a distanza. Per questo motivo è necessario che il relatore in un webinar passi pochi contenuti (meno di quanti ne passerebbe di solito) ma con calma e usando stimoli accattivanti. In un webinar di due ore, quattro contenuti su un argomento sono, a mio avviso, il limite massimo. Progettate pause (almeno una di quindici minuti ogni ora - ora e mezza) e, lo ribadisco, tenete sempre sotto controllo i tempi di ciascuna attività.

Gestione d'aula - come vi potrete facilmente immaginare, occorre una direttività maggiore di quanto possiamo essere abituati; questo sempre in relazione alla gestione del tempo. Se l'interazione deve durare cinque minuti, possiamo arrivare a sei se lo riteniamo utile, ma andare oltre sarebbe controproducente perché allungherebbe la durata del webinar. Le modalità di interazione devono essere dichiarate all'inizio del webinar: chat, gestione dei microfoni, ecc. Personalmente quando ho un'aula di massimo quindici persone preferisco l'interazione via microfono, mentre per numeri superiori chiedo di usare la chat. Poi, nulla vieta di utilizzare interazioni miste con microfono e chat, ma occorre chiarire per cosa si usa l'uno e per cosa l'altra. L'interazione via microfono favorisce il coinvolgimento e permette di cogliere le sfumature comunicative dal tono della voce; lo svantaggio è che può generare molta confusione se le persone non regolano bene i turni di conversazione e non sono consapevoli dei rumori di fondo che possono involontariamente trasmettere. L'interazione via chat ha il vantaggio di non generare rumori di fondo e lo svantaggio di essere più "fredda", oltre al fatto che se le persone sono più di quindici il relatore può avere qualche difficoltà a leggere tutte le risposte senza perderne alcune. Se si sceglie di fare un webinar interattivo i partecipanti dovrebbero essere tutti stimolati ad interagire; le piattaforme consentono di solito di vedere chi stia prendendo la parola o chi stia scrivendo in chat. Se una persona ha il microfono acceso e trasmette rumori fastidiosi, provate prima a dirglielo, se per qualche motivo non lo facesse (es. sta facendo un'altra cosa; e vi assicuro che capita), non fatevi problemi a spegnere il suo microfono.

Scelta delle strategie comunicative - chiaramente se siamo relatori dobbiamo fare il possibile per essere ascoltati e destare attenzione. Pertanto, le persone dovranno vederci bene e sentirci bene. Accertiamoci quindi che la nostra webcam e il nostro microfono garantiscano prestazioni adeguate, altrimenti, se avete intenzione di investire tempo sui webinar, suggerisco anche un piccolo investimento di denaro per l'acquisto di strumenti che garantiscano una buona qualità audio e video. Lo sfondo non deve distrarre; bene un muro chiaro, ma ci sono piattaforme che danno la possibilità di inserire sfondi virtuali come foto di uffici, librerie o semplicemente uno sfondo bianco con il vostro logo. Curate moltissimo la vostra immagine (donne, truccatevi poco perché l'effetto "mascherone" è dietro l'angolo, ve lo posso mio malgrado garantire). La voce, insieme alle slide, sarà la vostra principale alleata. Parlate con molta calma per il motivo che dicevamo precedentemente, ossia il fatto che le persone quando seguono qualcosa online possono perdere più facilmente concetti a causa di problemi tecnici o distrazioni. Per quanto possibile, cercate di dare colore al vostro eloquio utilizzando anche la gestualità e variando il tono della voce, in modo da creare maggiore dinamicità.

Per concludere...

Ricordate di stampare una copia delle vostre slide con scritti sopra i tempi da dedicare a ciascuna. Avere una stampa delle slide garantisce, inoltre, di ricordare sempre qual è la slide successiva a quella che state discutendo.
Tenetevi a fianco un blocco per prendere appunti su possibili interventi e riflessioni dei partecipanti; se siete tecnologici, usate pure un tablet.
Ricordate sempre di tenere un bicchiere d'acqua vicino a voi; se vi andasse la saliva di traverso o vi si seccasse la gola, i colpi di tosse al microfono non sono il massimo.
Blindate la stanza in cui conducete il webinar; ai partecipanti è concessa l'entrata imprevista di familiari vari, ai relatori no!
Provate il webinar almeno due volte prima di farlo dal vivo.

Spunti utili

• Come progettare e realizzare webinar professionali
  Petra Dal Santo
  www.slideshare.net/mobile/keasrl/come-progettare-e-realizzare-webinar-professionali
• 5 Tips for Interactive Webinars
  Sharon Bowman - 21 Gennaio 2013
  www.slideshare.net/sharonbowman/5-tips-for-interactive-webinars%C2%A0
• Le 10 migliori piattaforme per webinar e meeting online del 2020
  Andrea D'Ottavio - 15 Maggio 2020
  academy.webing.it/piattaforme-webinar/
• It's Webinar Time: come scegliere la piattaforma webinar più adatta!
  Stella Boscariol
  marketingtechnology.it/come-scegliere-piattaforma-webinar/

Altre letture su HT

• Luisa Fossati, "Come riorganizzare l'attività di Psicologo durante la Pandemia?", articolo pubblicato su HumanTrainer.com, Psico-Pratika nr. 166, 2020
• Redazione, "Covid-19 e formazione in Psicologia: strumenti online per la FaD", articolo pubblicato su HumanTrainer.com, Psico-Pratika nr. 165, 2020
• Luisa Fossati, "Come organizzo un intervento formativo?", articolo pubblicato su HumanTrainer.com, Psico-Pratika nr. 154, 2019

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